A importância do CoE RPA (Center of Excelence) para o sucesso do seu projeto

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A importância do CoE RPA (Center of Excelence) para o sucesso do seu projeto

Vamos falar um pouco sobre a gestão dos processos de sustentação e de governança que irão apoiar e garantir a adoção bem sucedida de uma força de trabalho digital dentro de uma corporação.
Esta jornada inicia-se com o interesse pela nova tecnologia, uma certa curiosidade, porém com muitas dúvidas sobre a efetividade e aplicabilidade nos processos existentes. Quais as dificuldades e quais os resultados que podem ser obtidos. Então, as empresas acabam fazendo uma POC (Prova de Conceito) e verificam que a coisa pode dar certo. Na sequência, define-se um projeto piloto para colocar o primeiro robô em produção.
Este projeto é conduzido em um ambiente controlado e geralmente automatizando um processo da área que acabou tomando a iniciativa de trazer o assunto para dentro da organização. Uma vez que o robô entra em operação em ambiente produtivo, pode-se observar de forma tangível os resultados obtidos e a notícia invariavelmente se espalha pela organização. Novas áreas começam a demonstrar interesse em utilizar a nova tecnologia e novas iniciativas começam a surgir, às vezes em paralelo, numa velocidade muito grande, pois os projetos de RPA costumam ser de rápida implementação, comparado aos projetos tradicionais de TI, e em pouco tempo, vários robôs começam a surgir. É justamente neste momento que alguns problemas podem surgir se a organização não fizer um investimento na implantação de um modelo de governança. A falta desde modelo pode fazer com que as empresas caiam em algumas armadilhas:
Automatizar processos inadequados, que não possuem as características apropriadas para automação, ou processos ineficientes, que às vezes nem deveriam existir, correndo o risco de acelerar a ineficiência;
Subutilização da força de trabalho digital e consequente aumento dos custos, reduzindo a curva de retorno sobre o investimento. Um robô pode operar 24×7, mas se sua utilização não for bem planejada, corre-se o risco de terem robôs ociosos;
Gestão do conhecimento das atividades que estão sendo automatizadas;
Problemas de segurança, com robôs fazendo o que não devem, ou não respeitando critérios de segurança estabelecidos pela organização;
Problemas de processo, que pela falta de uma visão holística, ao acelerar uma atividade, pode acabar gerando gargalos entres as áreas ou etapas do processo, não atingindo o ganho esperado.
Para uma automação responsável, algumas perguntas como, o que pode ser robotizado, quem pode ter um robô, o que deve ser feito primeiro, quem vai tomar conta do robô, quais as ações de contingência, como manter o robô sempre atualizado e quem paga pelo custo do robô, precisam ser respondidas corporativamente.
É justamente neste cenário que surge a necessidade da implementação de um Centro de Excelência em RPA, o CoE (Center of Excellence), que será a estrutura organizacional responsável por disciplinar como e quando as coisas devem ser feitas. Definir as melhores práticas a serem seguidas na implementação do RPA.
Algumas definições que precisam ser estabelecidos pelo CoE:
Qual o Processo para a implementação de uma automação, desde a avaliação de novas demandas até o monitoramento pós-implantação;
Papéis e responsabilidades;
Tecnologias a serem adotadas;
Arquiteturas de implementação;
Padrões de Desenvolvimento;
Critérios para seleção e priorização dos projetos;
Planos de contingência.
É muito importante que a organização comece a estruturar o CoE antes que o RPA se popularize demais e a perda de controle acabe expondo as atividades do negócio a sérios riscos operacionais.
O CoE deve ser responsável não apenas por definir, mas principalmente por garantir que a execução dos processos de definição e priorização de novas demandas, de implementação, e monitoramento e de sustentação da operação robótica sejam respeitados.
O CoE pode ser implementado seguindo 3 modelos de gestão: Centralizado, Descentralizado ou Híbrido. Alguns fatores podem influenciar na decisão de qual modelo adotar, como a maturidade organizacional em relação à tecnologia, a cultura da empresa e até mesmo questões como a distribuição física das unidades. Vamos discutir algumas características destes 3 modelos:
Modelo Centralizado
Neste modelo, em todas as iniciativas de RPA, os processos de descoberta e priorização, implementação, monitoramento e sustentação serão executados por uma equipe dedicada e especializada.
Pontos Positivos:
Permitir que o time aprenda e desenvolva novas habilidades a partir das experiências dos diversos projetos;
Potencializar o ganho de escalabilidade;
Otimização dos recursos técnicos;
Otimização dos recursos robóticos, viabilizando o compartilhamento dos robôs por mais de uma unidade de negócio;
Possibilitar maior gestão e padronização dos processos;
Possibilitar melhor garantia da aplicação dos processos.
Pontos Negativos:
Retardar a expansão das iniciativas de RPA pela sobrecarga e concorrência dos recursos de automação. As unidades e departamentos acabam concorrendo pela priorização de seus projetos;
Maior esforço para alocação de recursos das áreas de negócio nos projetos.
 
Modelo Descentralizado ou Distribuído
Neste modelo os recursos são distribuídos nas unidades de negócio da organização. De forma contrária ao modelo Centralizado, todos os processos de RPA são executadas pelas unidades de negócios separadamente.
Pontos Positivos:
Aumento da capacidade de execução de projetos de automação, já que cada área poderá estabelecer suas prioridades e avançar com seus projetos;
Possibilidade de adoções de soluções personalizadas pela proximidade com a operação do negócio;
Facilita o gerenciamento dos custos associados aos projetos de RPA, uma vez que os recursos robóticos são específicos de cada unidade.
Pontos Negativos:
Maior dificuldade no compartilhamento das experiências e aprendizados obtidos no desenvolvimento dos projetos realizados;
Menor garantia de aplicação dos padrões organizacionais;
Falta de uniformidade nos níveis de maturidade dos diferentes times;
Maior dificuldade para otimizar a utilização dos robôs, uma vez que uma unidade possui níveis de demanda diferentes, podendo ocorrer a situação de sobrecarga de alguns robôs e subutilização de outros.
 
Modelo Híbrido
Entre o modelo Centralizado e o Descentralizado, podem surgir uma variedade enorme de possibilidades que combinam as características destes dois modelos. A predominância de um modelo sobre o outro, influencia na definição dos papéis, dos processos e dos recursos.
Este tem sido o modelo mais adotado pelas organizações, que o evoluem conforme seu nível de maturidade, buscando extrair o melhor de cada modelo.
Alguns exemplos:
A descoberta e análise da demanda é realizada pelas unidades, com priorização e implementação realizada de forma centralizada;
Implementação realizada de forma centralizada, mas o monitoramento e
sustentação são realizados pelas unidades de negócio.
Como mencionamos anteriormente, a iniciativa de adoção de RPA pelas organizações, deve iniciar pequena, mas com o pensamento grande. Quanto antes o modelo de gestão, e o estabelecimento dos processos acontecerem, maiores as chances de sucesso. Por isso, a importância de contar com o apoio de uma empresa parceira que possa orientar e suportar esta jornada.
Se quiser saber como podemos apoiar sua empresa na adoção dessa tecnologia, entre em contato conosco: atendimento@allianceconsultoria.com.br

E a sua empresa, como está neste cenário? Compartilhe a sua experiência, deixe sua mensagem!

 

SOBRE O AUTOR

Formado em Administração de Empresas, Pós-graduado em Análise de Sistemas e MBA em Gestão de Negócios, Marcos Mazia tem sua carreira consolidada em empresas multinacionais como consultor de negócios e processos. Na Alliance Consultoria há 20 anos, atua hoje como Arquiteto de Soluções SAP, Projetos de Inovação e Novas Tecnologias.