RPA – As rotinas fiscais e tributárias são boas candidatas à automação através de RPA?

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RPA – As rotinas fiscais e tributárias são boas candidatas à automação através de RPA?

Muito tem se falado sobre estas 3 letras, mas será que as rotinas fiscais e tributárias são candidatas à automação utilizando esta ferramenta? Se está com esta dúvida, vamos compartilhar nossa experiência com você.

Porém, antes de mergulharmos nesta questão, vamos equalizar alguns conceitos.

O que é RPA?

Robotic Process Automation, ou Automação Robotizada de Processos, é a tecnologia que permite configurar um software de computador para reproduzir as ações de um ser humano na interação com os sistemas digitais para a execução dos processos de negócio. Esta tecnologia é voltada essencialmente à automatização de rotinas de trabalho.

Automação em si não é nenhuma novidade, aliás, é uma busca incessante da sociedade. Pela natureza humana, a lei do menor esforço e a busca por melhores resultados tem sido a mola propulsora da evolução. Sempre se buscou fazer mais e melhor com menos.

Tampouco a tecnologia utilizada pelas plataformas de RPA é novidade. Na indústria de software, estas técnicas já são utilizadas há muito tempo para a automação de rotinas de testes.

Com o avanço tecnológico, a indústria que já atravessa a sua quarta revolução, acaba desencadeando a necessidade de aumentar a produtividade dos setores de apoio à produção (Backoffice) e de relacionamento com o cliente. Surgem então as plataformas de RPA.

A utilização destes Robôs potencializa a capacidade produtiva, executando tarefas repetitivas de forma ininterrupta, com maior velocidade e sem erros.

Principais benefícios:

 

Liberação das pessoas de atividades repetitivas e burocráticas para se dedicarem às atividades mais estratégicas e de maior valor agregado;
Redução de custos operacionais;
Melhor conformidade através de trilhas de auditoria de todas as atividades;
Redução de erros e variações na execução dos processos;
Agilidade na integração de sistemas;
Redução dos tempos de processamento;
Aumento da Produtividade;
Execução ininterrupta (7×24);
Aumento de compliance através de processos mais uniformes e controlados;
Melhores métricas de desempenho na execução dos processos;
Implantação rápida, permitindo rápido retorno do investimento.

 

O que pode ser automatizado?

Qualquer tarefa realizada por um ser humano, usando um computador, e que não demande reflexão ou criatividade, poder ser realizada por um robô.

A escolha de quais processos devem ser automatizados é a primeira etapa na adoção das ferramentas de RPA. Os critérios mais utilizados nesta seleção são atividades que:

Envolvem alto volume de trabalho;
São repetitivas e burocráticas;
Precisam de maior velocidade (performance);
São suscetíveis às falhas;
Risco de compliance e autuações.

É neste ponto que queremos voltar à questão: As rotinas fiscais e tributárias são boas candidatas à automação através de RPA?

Com nossa expertise, atuando há mais de 28 anos em soluções fiscais, podemos afirmar que as áreas fiscais e tributárias estão inundadas de tarefas que são repetitivas, burocráticas, suscetíveis às falhas pelo grande volume de intervenções manuais e com um alto risco de compliance e consequentes autuações em valores significativos. Além do mais, a maioria das soluções fiscais disponível no mercado e os softwares validadores fornecidos pelos governos Federal, Estadual e Municipal, não possuem
API´s (Application Program Interfaces) implementadas, sendo o RPA a única forma de automatizar estas tarefas.

Embora as atividades fiscais e tributárias não sejam consideradas como de grande volume, a automação destas tarefas garantem a execução com menor incidência de erros, liberando os analistas fiscais para a realização das atividades de análise e avaliação dos resultados do processo, provendo maior acuracidade nas informações prestadas ao Fisco.

Algumas tarefas que podem ser automatizadas:

Geração e validação dos arquivos referentes às obrigações acessórias das esferas Federal, Estadual e Municipal;
Preenchimento e pagamento de guias de impostos;
Validação e atualização de cadastros;
Lançamentos de informações nos ERPs;
Conciliação e reconciliação fiscal.

 

Quais os Desafios da implementação?

 

O sucesso na implementação do RPA passa por um bom planejamento, identificação dos processos que têm maior necessidade de melhoria, qualificação dos ganhos esperados e percepção das oportunidades que poderão ser exploradas com a introdução desta nova tecnologia.

O alinhamento de expectativas entre as áreas de TI e de negócios é fundamental, pois este é um projeto que deve ser conduzido com o comprometimento de todos. É uma mudança de cultura organizacional.

São muitas as plataformas disponíveis no mercado. Cada qual com sua metodologia própria, pontos fortes e pontos fracos. Não é incomum as empresas adotarem mais uma plataforma de RPA para resolver todo o leque de necessidades de automação.

É muito importante a escolha de um bom parceiro, que não apenas forneça as soluções requeridas, mas que também participe das etapas de planejamento do projeto.

Outro fator a ser considerado é o perfil do profissional que será utilizado para implementar a automação. Alguns fornecedores dizem que a automação através das plataformas de RPA são mais simples e permitem que o próprio usuário crie seus robôs. No nosso entendimento não é tão simples assim. Mesmo as ferramentas que permitem a gravação das ações do usuário para serem replicadas pelo robô (analogia às macros de Excel), gravam apenas o “caminho feliz” da tarefa. Para completar a construção do robô e torná-lo resiliente, faz-se necessário adicionar na configuração do robô, o tratamento de todas as possíveis exceções, para que quando ocorram, o robô saiba como proceder.

Para se atingir um excelente resultado na construção da automação, o desenvolvedor de RPA (nome dado no mercado a este profissional) deve ter um bom conhecimento de negócios, de mapeamento de processos e uma boa visão técnica de toda a arquitetura que está por trás desta tecnologia.   

Devemos pensar grande e começar pequeno. A implementação de RPA deve iniciar com os processos mais simples para que a organização possa validar seu modelo operacional e começar a mensurar os resultados. Nestes processos iniciais será possível definir as políticas e padrões que irão nortear o crescimento da utilização dentro da organização e estabelecer o COE (Center of Excellence), mas isto será assunto para um próximo post.

Enfim, a adoção de soluções de RPA já é uma realidade e está crescendo, segundo dados da consultoria Gartner, a uma taxa anual de 41%.  Até 2020, 40% das grandes companhias terão adotado essa tecnologia, e que até 2021, 90% das médias e grandes empresas terão ao menos um processo apoiado por essa tecnologia.

E a sua empresa, como está neste cenário? Compartilhe a sua experiência, deixe sua mensagem!